La Carta Operacional para tal evento hace mención de los principales puntos a tener en cuenta, como por ejemplo, la instalación de Carpas de Defensa Civil en Plaza El Aborigen, en localidad de La Bajada sobre Ruta Nacional 38 y en la Gruta de la Virgen del Valle, por su parte Policía de la Provincia, instalará Carpas en acceso a localidad de El Portezuelo y en el Parque Adán Quiroga.
Los controles de la Ruta Nacional 38 estarán a cargo de la Dirección de Seguridad Vial, en coordinación con móviles de la Agencia Nacional de Seguridad Vial; por su parte el Municipio de Huillapima y la Jefatura de Zona A de la Policía Provincial controlaran el acceso sur de Ruta Nacional 38.
El Consejo Provincial de Seguridad Vial, proveerá a los peregrinos, caminantes, y motoristas de una banderita Reflectiva en color amarillo con la inscripción “yo visité la Virgen del Valle”.
El Operativo de Seguridad comenzará a ejecutarse a partir del día 06 de Diciembre y finalizará el día 09 de Diciembre. Al finalizar la reunión los participes propusieron la posibilidad de crear de un Comité Consultivo Permanente de Seguridad Vial. Dicha propuesta fue aprobada por los presentes, quedando dicho comité en funcionamiento a partir del día de la fecha.
